Personvernerklæring

Denne erklæringen (sammen med eventuelle andre dokumenter som det henvises til) beskriver hvilke personopplysninger vi innhenter fra deg, og hvordan vi behandler dine personopplysninger.

Erklæringen gjelder for kandidater i rekrutteringsprosesser, kandidater i utviklingsprosesser, kundekontakter og øvrige kontakter i markedsføringsøyemed.

Erklæringen vil bli løpende oppdatert og vedlikehold. Den til enhver tid gjeldende versjon vil være tilgjengelig på våre nettsider.

1.  Prinsipper for PERSONVERN I HUMAN

• Lovlig, rettferdig og gjennomsiktig
• Formålsbegrensning
• Dataminimering
• Riktighet
• Lagringsbegrensning
• Integritet og fortrolighet
• Ansvarlighet

Vi ivaretar dine rettigheter og du skal til enhver tid få anledning til å få innsyn, trekke tilbake samtykke, korrigere, sette begrensninger eller slette de personopplysningene vi har behandlet.

2. Hvilke personopplysninger behandler Human?

I en rekrutteringsprosess: I en rekrutteringsprosess vil vi bare innhente personopplysninger som er relevante for formålet – å gjøre en vurdering av match mellom stillingens krav og kandidatens kompetanse og egnethet. Dette gjøres gjennom CV, søknad, intervjuer, referanseintervjuer og arbeidspsykologiske tester. Grunnlaget for behandlingen er ditt samtykke. Som kandidat får du mer opplysninger om dette når du søker på en stilling. Der vil du også gi et aktivt samtykke til behandlingen. I tilfeller hvor vi ønsker å gjøre oss bruk av bakgrunnsjekk vil du få anledning til å gi et separat samtykke til dette. Dersom du selv har blitt kontaktet av oss gjennom aktivt søk/headhunting vil du få anledning å gi samtykke dersom du går i en videre dialog med oss. For øvrig gjelder samme personvernrutiner som det ville vært dersom du var en ordinær søker. I alle våre rekrutteringsprosesser vil vi bare innhente opplysninger som er relevante for stillingen du blir vurdert til, og som er lovlig i henhold til gjeldende regelverk. I en utviklingsprosess: Dersom du er delaktig i en team- eller lederutviklingsprosess innhenter vi personopplysninger om deg som er relatert til utviklingsformål. Dette er i hovedsak gjennom arbeidspsykologiske tester, og i noen tilfeller evalueringer gjennom spørreskjema.

I markedsføringsøyemed:

Nyhetsbrev: Dersom du er påmeldt vårt nyhetsbrev vil vi ha lagret ditt navn, din mailadresse og selskapsnavn. Du vil motta jevnlige nyhetsbrev fra Human med relevante fagartikler og informasjon om våre tjenester.

Kundekontakt: Dersom du er eller har vært kunde av Human vil vi lagre din kontaktinformasjon for å kunne gi løpende kundeoppfølging med begrunnelse i berettiget interesse.

3. Hvordan gjør human seg bruk av 3.parter?

Human har inngått databehandleravtaler med alle 3.parter som er leverandører av ulike tjenester til oss. 3.partene vil ikke under noen omstendighet dele dine personopplysninger med andre.

I en utviklings- og rekrutteringsprosess: I utviklings- og rekrutteringsprosesser gjør vi oss nytte av flere 3.parter (underleverandører) som leverer arbeidspsykologiske tester, spørreskjemaløsninger og bakgrunnssjekk. Underleverandørene holder til i EU/EØS og USA.

I et drifts- og markedsføringsøyemed: Human benytter 3.parter som IT- og programvareleverandører. Dette gjelder både utvikling og drift av nettsider (herunder kontaktskjema) og leverandør av nyhetsbrev.

Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

4. Hvordan gjør Human seg bruk av dine personopplysninger?

I en rekrutteringsprosess: I en hver rekrutteringsprosess er det vårt mål å finne den best kvalifiserte kandidaten for stillingen. Vi innhenter og behandler bare personopplysninger som er relevante for denne vurderingen. Hvilke opplysninger som bli innhentet er avhengig av de ulike stegene i prosessen. I første omgang gjelder det CV og søknad. For kandidaten som blir invitert videre i prosessene benytter vi oss av intervjuer, referanseintervjuer og arbeidspsykologiske tester.

For kandidaten som når frem til finalerunder i rekrutteringsprosesser har vi en samlet mengde informasjon som danner grunnlag for våre anbefalinger.

 I en utviklingsprosess: Når du deltar i en utviklingsprosess får du anledning å gjennomføre arbeidspsykologiske tester i forbindelse med individuelle lederutviklingsprosesser eller som en del av en teamutviklingsprosess. Hensikten med informasjonen er å gi selvinnsikt og økte ferdigheter, enten på individuelt- eller gruppenivå

I markedsføringsøyemed: Dersom du er påmeldt vårt nyhetsbrev vil du jevnlig motta interessante fagartikler og relevant informasjon om våre tjenester og produkter.

5. Hvem får innsyn i opplysningene?

Konsulentene i Human: Det er bare rådgivere som er involvert i den aktuelle prosessen som vil få tilgang til opplysningene.

Oppdragsgivere: I en rekrutteringsprosess er Human en databehandler og vår oppdragsgiver er behandlingsansvarlig. Human vil kunne dele alle opplysninger med oppdragsgiver som er relevante for oppdragets formål, nemlig å kartlegge og vurdere aktuelle kandidater for stillingen. Hos oppdragsgiver vil det bare være de som er involvert i selve ansettelsesbeslutningen som får innsyn i opplysningene.

Underleverandører:  I rekrutterings- og utviklingsprosesser benytter Human underleverandører til arbeidspsykologiske tester, bakgrunnsjekk og spørreskjema. Disse har innsyn begrenset til opplysningene som de innhenter på vegne av oss. Forholdet til 3.parter er allerede nærmere beskrevet i kapittel 3.

6. Hvor lenge lagrer Human personopplysninger?

Vi lagrer dine opplysninger din i henhold til våre interne regler og prosedyrer, samt våre databehandleravtaler med underleverandører. Lagringstid vil være avhengig av typen prosess du er involvert i, hvilke samtykker som foreligger og hvilken status du har til Human som sådan.

I en rekrutteringsprosess: Når du har søkt på en stilling vil dine søkeropplysninger bli lagret i 24 måneder slik at vi kan kontakte deg på nytt i dersom vi for fremtiden håndterer andre stillinger som kan være aktuelle for deg. Dersom du er en del av en finalerunde hvor det benyttes intervjuer, arbeidspsykologiske tester og referanseintervju, vil denne informasjonen bli lagret i 6-12 måneder. Dette er av garantihensyn, og i tilfeller hvor det kan bli aktuelt å rekruttere på nytt til samme stilling. Resultater av bakgrunnssjekk (herunder kredittsjekk) slettes umiddelbart etter gjennomføring.

I en utviklingsprosess: Resultat fra arbeidspsykologiske tester til bruk i lederutvikling og teamutvikling vil bli slettet når prosessen er ferdig og gjennomført. Lagringstiden kan bli forlenget dersom dette er ønskelig med tanke på videre oppfølging hvor opplysningene vil kunne komme til ny anvendelse (for eksempel i forhold til fremtidig lederstøtte og videre oppfølging.

7. Hvordan lagrer Human dine personopplysninger?

I en rekrutterings- og utviklingsprosess:  All lagring av personopplysninger blir håndtert med stor varsomhet og med høyt fokus på sikkerhet, både digitalt og fysisk.

Papirutskrifter og papirnotater blir oppbevart i egne mapper som er merket med hvilken prosess mappen gjelder. Mens prosessen pågår blir disse mappene oppbevart på konsulentens kontor. Kontorene er avlåst når konsulenten ikke er fysisk tilstede. Når prosessen og behandlingen er fullført vil alle papirer blir makulert i henhold til våre rutiner.

All digital lagring skjer på plattformer som tilfredsstiller alle krav til IT-sikkerhet. Alle plattformer har streng tilgangskontroll og krever innlogging. Alle våre leverandører som direkte eller indirekte lagrer opplysninger er regulert gjennom databehandleravtaler.

8. Dine rettigheter når vi behandler personoplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling av søknadsinformasjonen din, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside:  www.datatilsynet.no.  

Alle henvendelser som gjelder utøvelse av dine rettigheter vil bli gjenstand for individuell behandling. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg – og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Vi gjør oppmerksom på at det kan være tilfeller hvor vi ikke er lovpålagt å etterkomme dine ønsker og anmodninger på grunn relevante unntak i gjeldende lover og bestemmelser.

Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss.

9. Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her.  Hvis vi har dine kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.

10. Kontakt oss

Dersom du har spørsmål om personvern eller ønsker å utøve noen av rettighetene som er beskrevet i erklæringen, kan du ta kontakt med behandlingsansvarlig i Human:

Odd Arild Sævik           
Daglig leder                
oddarild@human-as.no

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her, eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, har du anledning å klage til Datatilsynet. Vi oppfordrer deg imidlertid til å ta opp saken med oss først.

Du finner mer informasjon om hvordan du kontakter Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.